Suun terveyden hoidon ammattilaiset - STAL ry tietosuojapolitiikka

Tietosuojapolitiikan tarkoitus ja tavoitteet

Suun terveydenhoidon ammattiliitto STAL ry on koulutettujen hammashoitajien ja suuhygienistien ammatillinen edunvalvoja, joka toimii Tehyn yhteistyöjäsenjärjestönä. STAL ry:n hallituksen 24.5.2018 vahvistaman toimintaperiaatteiden mukaisesti henkilötietojen rekisterinpitäjänä STAL ry on sitoutunut suojelemaan yksilön oikeuksia ja vapauksia, kun heidän henkilötietoja käsitellään.

Tämän tietosuojapolitiikan tarkoitus on määritellä ne pääperiaatteet, vastuut ja toimintatavat, joita STAL ry noudatetaan henkilötietoja käsiteltäessä.

Tavoitteena on varmistaa, että STAL ry luotettuna yhdistyksenä noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen, kansallisen lainsäädännön ja muun henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisia velvoitteita ja, että lainsäädännön noudattaminen on osoitettavissa dokumentaation avulla.

Tietosuojapolitiikan noudattamisvelvollisuus

STAL ry -yhteisön jäsenet (johto, työntekijät, harjoittelijat sekä vierailijat) ovat velvollisia noudattamaan tietosuojapolitiikkaa sekä muita yhdistystoimintaan läheisesti liittyviä tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia käytäntöjä, sääntöjä ja ohjeita. Jos henkilötietojen käsittely tehdään STAL ry:n lukuun, tätä tietosuojapolitiikkaa tulee noudattaa riippumatta siitä missä tietoa säilytetään ja huolimatta siitä kuka omistaa käsittelyyn käytetyt välineet. Tietosuojapolitiikkaa tulee myös noudattaa aina, kun henkilötietojen käsittelyyn käytetään STAL ry:n tietojärjestelmiä tai muita tietotekniikkaresursseja.

Määritelmät

Tietosuojalla tarkoitetaan yksilön (rekisteröidyn) yksityisyyden ja luottamuksen turvaamista sekä henkilötietojen suojaamista luvattomalta käsittelyltä. Henkilötietojen käsittelyn on aina tapahduttava yksilöityä tarkoitusta varten ja laillisen perusteen nojalla.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Henkilötietoja ovat tai voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, henkilötunnus, paikkatieto, IP-osoite, muu verkkotunniste, valokuva, tieto ruokavaliosta, terveystieto tai muu tieto, joka yksin tai yhdistettynä muuhun tietoon kertoo jotain tietystä henkilöstä.

Arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisiä tai biometrisiä tietoja, joista henkilö voidaan yksiselitteisesti tunnistaa, terveystietoja taikka tietoja luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymisestä ja suuntautumisesta.

Pseudonymisoidulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on käsitelty niin, ettei tietoa voi enää suoraan yhdistää tiettyyn henkilöön käyttämättä lisätietoja.

Anonymisoidulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on käsitelty siten, ettei sen yhdistäminen henkilöön ole enää mahdollista.

Henkilötietojen käsittelyä on esimerkiksi henkilötietojen tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, haku ja tietojen lähettäminen sähköpostilla tai muutoin.

Julkisuusperiaate

Henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön lisäksi STAL ry voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille, joka on yleensä viranomainen tai siihen rinnastettava taho

Roolit ja vastuut tietosuojan toteuttamisessa

STAL ry:n johdolla on tietosuoja-asioiden yhdistystasoinen vastuu. Tietosuojan ja tietoturvan ohjeistuksen sekä koulutuksen laatimisesta ja tarjoamisesta vastaavat tietosuojavastaava ja tietoturvapäällikkö apunaan tietosuojatyöryhmä sekä henkilöstöhallinto, jonka jäsenet kukin oman vastuu- ja osaamisalueensa osalta osallistuvat ohjeistuksen ja koulutuksen laatimiseen ja tarjoamiseen.

Paikallisyhdistyksillä on velvollisuus varmistaa, että osastoilla noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä ja tätä tietosuojapolitiikkaa. Puheenjohtajat voivat delegoida tietosuoja-asioiden hallinnoinnin tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöille, mutta oikeudellinen vastuu on tällöinkin johtajalla.

Kaikissa yksiköissä tulee täsmentää työntekijöiden roolien (vastuuhenkilö/yhteyshenkilö/käyttäjä) mukaiset vastuut ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelyssä jokaisen henkilörekisterin osalta sekä varmistaa, että yksikön ne työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, on perehdytetty tietoturva- ja tietosuojamääräyksiin ja ohjeisiin. Esimiesten tulee valvoa, että henkilöstö noudattaa tietoturvasta ja tietosuojasta annettuja määräyksiä ja ohjeita.

Henkilörekisterin vastuuhenkilöksi tulee yleensä nimetä asianomaisesta toiminnosta vastaava henkilö. Henkilörekisterin vastuuhenkilö on velvollinen varmistamaan vastuullaan olevan henkilörekisterin osalta, että henkilötietojen käsittely on suunniteltu tietosuojaperiaatteet huomioiden ja tietosuojavelvollisuuksien noudattamisesta huolehditaan tarvittavin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Henkilörekisterin yhteyshenkilöksi nimetään henkilörekisterin käytännön hallinnoinnista vastaava(t) henkilö(t), esimerkiksi järjestelmän pääkäyttäjä(t). Yhteyshenkilö vastaa mm. henkilörekisterin ja tietosuojadokumentaation ajantasaisuudesta ja rekisterin käyttämisestä STAL ry:n tehtäviin.

STAL ry:n tietosuojavastaava joka vastaa tietosuoja-asioiden neuvonnasta ja opastuksesta, seuraa tietosuoja-asetuksen ja tämän tietosuojapolitiikan noudattamista sekä raportoi poikkeamista johdolle. Tietosuojavastaava toimii valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle, ilmoittamamana tietosuojayhteyshenkilönä.

STAL ry:n tietoturvapäällikkö vastaa tietojärjestelmien tietoturvallisuuteen ja muutoin tietoturvaan liittyvästä neuvonnasta ja opastuksesta sekä ilmoitettujen tietoturvapoikkeamien käsittelystä

Jokainen työntekijä ja järjestelmien ja palveluiden käyttäjä on velvollinen osallistumaan omalta osaltaan tietosuojan toteuttamiseen, ylläpitämiseen ja valvontaan mm. noudattamalla tietoturvamääräyksiä.

Henkilötietojen käsittely STAL ry:ssä

STAL ry:ssä käsitellään tietoja jäsenistä ja STAL ry:n n kanssa työskentelevistä yhteistyössä toimivista henkilöistä, kuten entisistä ja nykyisistä jäsenistä ja työntekijöistä, koulutukseen osallistuvista henkilöistä ja yhteistyökumppaneista. Henkilötietoja tulee käsitellä tämän tietosuojapolitiikan mukaisesti ja seuraten hyväksyttyjä suunnitelmia, joissa määritellään käsittelyperusteet ja tarkoitukset, joiden mukaisesti STAL ry käsittelee ja säilyttää henkilötietoja.

STAL ry:n toiminnassa voi olla tarve käsitellä arkaluontoisia henkilötietoja, kuten tietoja terveydentilasta sairausloman yhteydessä tai tietoja toimintarajoitteisuudesta tapahtuma järjestelyiden yhteydessä. Arkaluonteisten tietojen ollessa kyseessä pyydetään käsittelyyn erillinen suostumus, jos lainsäädäntö sitä edellyttää.

Tietosuojan toteuttaminen STAL ry:ssä

Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa seuraavia tietosuojan perusperiaatteita:

• henkilötiedon käsittelyllä on lainmukainen käsittelyperuste;
• henkilöille, joiden tietoja käsitellään, annetaan riittävät tiedot käsittelystä; Artikla 30 ja 13/14
• käsittely rajoitetaan käyttötarkoituksen mukaisesti;
• käsittelyssä noudetaan tietoturvaa koskevia määräyksiä;
• työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat suorittaneet tietosuojakoulutuksen;
• niille henkilöille, joiden henkilötietoa käsitellään, annetaan tehokkaat mahdollisuudet toteuttaa oikeuksiaan ja heidän pyyntöihinsä reagoidaan viivytyksettä;
• henkilötietojen käsittelyn riskejä arvioidaan käsittelyn kohteena olevan henkilön näkökulmasta, riskit minimoidaan – esimerkiksi pseudonymisoinnin avulla – ja toteutetaan käsittelyä koskeva vaikutustenarviointi, jos riskit ovat suuret;
• käsitellään vain tarpeellisia henkilötietoja;
• huolehditaan tietojen oikeellisuudesta;
• noudatetaan sisäänrakennetun tietosuojan periaatetta;
• tietojenkäsittelytoimet dokumentoidaan;
• henkilötietoja säilytetään vain käyttötarkoituksen edellyttämän ajan;
• tietojenkäsittelyn toimintatapoja arvioidaan säännöllisesti.

Sisäänrakennetun tietosuojan periaatteen toteuttamiseksi tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset tulee huomioida henkilötietoja käsiteltäessä määrittelyvaiheesta koko tietojen elinkaaren ajan. Tämä tarkoittaa muunmuassa seuraavaa:

STAL ry:n työntekijät tai alihankkijat, jotka ovat vastuussa uusien tai merkittävästi muuttuneiden henkilötietoja käsittelevien järjestelmien määrittelemisestä ja suunnittelusta ottavat huomioon henkilötietojen suojan ja suoritettavat tarpeelliset riskien- ja/tai vaikutustenarvioinnit

Työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden, palveluiden käyttäjien, verkkosivuilla vierailevien ja muiden rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yksinomaan ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat ko. tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittelystä informoiminen

Henkilötietojen käsittelystä annetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämä informaatio verkkosivuilla julkaistavissa tai muutoin rekisteröityjen tietoon saatettavissa tietosuojailmoituksissa. Kunkin henkilörekisterin vastuuhenkilö on myös velvollinen huolehtimaan siitä, että rekisteristä on laadittu STAL ry:n sisäinen tietosuojaseloste.

Henkilötietojen oikeellisuudesta huolehtiminen

Henkilörekisteritietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta tulee huolehtia. STAL ry:n työntekijöitä koskevien henkilörekisteritietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi jokainen työntekijä vastaa palkanmaksua varten antamiensa henkilökohtaisten tietojen sekä muiden ilmoittamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Työsuhteen aikana työntekijän tulee ilmoittaa em. tietoja koskevat muutokset henkilöstöpalveluiden kulloinkin voimassa olevan ohjeistuksen mukaisesti. Jäsenrekisteritietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi jäsenen tulee tarkistaa henkilötietojensa oikeellisuus ja päivittää henkilötietonsa portaalissa tarvittaessa. Muiden henkilörekisterien osalta tietojen päivityksistä sovitaan rekisteröityjen kanssa tai tiedot päivitetään julkisia rekistereitä hyödyntämällä (esim. Väestötietojärjestelmän kautta).

Henkilötietojen säilytysajat

STAL ry säilyttää henkilötietoja tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaus-suunnitelmassa on lueteltu eri prosesseissa syntyvät asiakirjat tai tiedot, sekä niiden:

• Säilytysajat. Kun tiedonohjaussuunnitelman mukainen säilytysaika on ohi, tulee asiakirjat hävittää turvallisesti tietoaineiston hävittämisestä annetun ohjeistuksen mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen

STAL ry voi rekisterinpitäjänä ulkoistaa osan henkilötietojen käsittelytoimistaan ulkopuoliselle käsittelijälle. Ulkopuoliseksi henkilötietojen käsittelijäksi valitaan sellaisia kumppaneita, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. STAL ry:n ja palveluntarjoajan välille laaditaan kirjallinen sopimus, jossa määritellään henkilötietojen käsittelyn kohde, tarkoitus sekä muut tietosuoja-asetuksen edellyttämät tiedot.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilön tai henkilön suorituksen arviointien tuloksena ei tehdä päätöksiä automatisoidusti, vaan esimerkiksi siten, että STAL ry n henkilökunnan jäsen valvoo automaattisen arvioinnin tuloksia.

Tietoturva

Jokaisen STAL ry:ssä henkilötietoja käsittelevän tulee omalta osaltaan varmistaa, että henkilötietoja säilytetään turvallisesti ja henkilötietoja ei anneta kolmannelle osapuolelle vahingossa tai tarkoituksella lainvastaisella tavalla. Eheyden, luottamuksellisuuden ja käytettävyyden varmistamiseen pyritään sekä tietoteknisien ratkaisujen, että prosessien avulla. Vastuu eheyden, luottamuksellisuuden ja käytettävyyden toteutumisesta on jokaisella henkilötietoja käsittelevällä.

Perustan tiedon suojaamiselle (eheys ja luottamuksellisuus) antavat STAL ry:n tietoaineiston käsittelysäännöt. Tietoaineiston käsittelysäännöissä kuvataan toimintatavat, joiden avulla estetään aineiston joutuminen ulkopuolisten käsiin. Käsittelysäännöt sisältävät ohjeet esimerkiksi tiedon salaukseen eri tilanteissa. Tietoaineiston käsittelysäännöt koskevat tietoa sen kaikissa olomuodoissa, esimerkiksi tietojärjestelmissä, dokumentissa, tulostettuna, varmuuskopiona jne. Turvaluokitellun tiedon sijoittaminen johonkin tietojärjestelmään edellyttää, että tietojärjestelmä täyttää turvaluokan vaatimukset.

Tietoturvapoikkeamia koskeva ilmoitusvelvollisuus

Tietoturvapoikkeama on tapahtuma, jonka seurauksena STAL ry:n vastuulla olevien tietojen ja palvelujen eheys, luottamuksellisuus tai käytettävyys vaarantuu. Jokaisella on velvollisuus raportoida tietoturvapoikkeamasta. Tietoturvapoikkeamia ovat esimerkiksi muistivälineiden tai laitteiden katoaminen sekä merkittävät haittaohjelmat. Tapahtuneesta tai epäillystä tietoturvapoikkeamasta on välittömästi ilmoitettava ottamalla yhteyttä STAL ry n tietoturvaryhmään, esimerkiksi sähköpostilla osoitteeseen security@tehy.fi tai muutoin tietoturvaryhmän ohjeistuksen mukaisesti. Tietoturvaryhmä käsittelee STAL ry:tä koskevat tietoturva- ja tietosuojapoikkeamailmoitukset, avustaa poikkeamien ratkaisemisessa, mm. tutkimalla mahdolliset tietomurrot.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti STAL ry:n tietosuojavastaava ilmoittaa ilman aiheetonta viivästystä ja viimeistään 72 tunnin sisällä tietosuojavaltuutetulle, jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, joka todennäköisesti aiheuttaa riskin henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, joka todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin henkilöille, ilmoittaa tietosuojavastaava viivytyksettä asianomaisille henkilöille.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle

STAL ry:n tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle tulee toteuttaa tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Rekisteröityjen tieto-, tarkastus- ja muut tietosuojapyynnöt

Henkilötietojen suojaan kuuluu mm. jokaisen oikeus tutustua hänestä kerättyihin tietoihin ja saada tiedot korjatuiksi tai tietyin rajoituksin poistetuiksi. STAL ry:ssä on määritetty toimintaprosessi ja toteutettu rekisteröityjen tieto- tarkastus-, korjaus- ja poistamispyyntöjä varten sähköinen menettely, jota ylläpitää tietosuojavastaava.

Koulutus ja ohjeistus

STAL ry henkilötietojen rekisterinpitäjänä pyrkii varmistamaan, että henkilökunta on tietoinen tietoturvan heille asettamista vaatimuksista ja vastaa koulutuksen ja ohjeiden tarjoamisesta. Jokaisen henkilökunnan jäsenen tulee tutustua henkilötietojen käsittelyä koskevaan ohjeistukseen. Verkkokoulutuksen tai muun koulutuksen suorittaminen ennen henkilötietojen käsittelemistä voidaan edellyttää, jos työtehtävät sitä vaativat.

Tietosuojailmoitukset, käytännesäännöt- ja ohjeet, koulutusmateriaalit ja muu tietosuojainformaatio julkaistaan STAL ry:n omilla verkkosivuilla.

Tietosuojapolitiikan vastainen menettely

Henkilöä, joka huomaa, ettei tietosuojapolitiikkaa ole noudatettu hänen henkilötietojensa käsittelyssä, pyydetään asian korjaamiseksi ottamaan yhteyttä STAL ry n tietosuojavastaavaan sähköpostitse tietosuojavastaava@tehy.fi. Henkilöllä on myös oikeus saattaa STAL ry:n toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun toimiston arvioitavaksi.

Tietosuojapolitiikan voimaantulo ja ylläpito

STAL ry:n hallituksen puheenjohtaja on hyväksynyt tämän henkilötietojen suojaa koskevan politiikan henkilökuntaa, varsinaisia jäseniä ja muita yhteisön jäseniä sitovaksi säännöstöksi 24.5.2018. STAL ry:n tietosuojavastaava vastaa siitä, että tietosuojapolitiikka pysyy ajankohtaisena ja sitä tarkistetaan muutostarpeita vastaavaksi.